Representation enligt Skatteverket omfattar utgifter för aktiviteter som främjar företagets verksamhet. För att få göra avdrag måste representationen ha ett omedelbart samband med näringsverksamheten. Det finns två huvudtyper: extern representation riktad mot affärskontakter och intern representation för den egna personalen. Reglerna för momsavdrag varierar beroende på typ av representation, om måltiden innehåller alkohol, och vilka prisramar som gäller per person.
Vad är representation enligt Skatteverket?
Representation handlar om utgifter som företag gör för att främja sin verksamhet och bygga affärsrelationer. Här förklarar vi grunderna för vad som räknas som avdragsgill representation.
Definition av avdragsgill representation
Representation är utgifter som görs i en verksamhet vid aktiviteter avsedda att främja företagets verksamhet. Kostnaderna kan omfatta måltider, förfriskningar, teaterbesök eller andra aktiviteter med affärskontakter eller personal.
Avdragsgill representation måste uppfylla specifika krav enligt Skatteverket. Utgifterna ska vara rimliga i förhållande till verksamhetens art och omfattning.
Omedelbart samband med näringsverksamheten
För att göra avdrag måste representationen ha ett omedelbart samband med näringsverksamheten. Detta innebär att aktiviteten ska vara direkt kopplad till företagets affärsverksamhet.
Ett möte där du diskuterar ett konkret affärsprojekt med en kund uppfyller kravet på omedelbart samband. En allmän träff utan tydligt affärssyfte godkänns däremot inte av Skatteverket.
Sambandet måste vara tydligt dokumenterat vid bokföringen. Notera alltid syftet med representationen och vilka som deltog.
Syfte med representation för affärsrelationer
Syftet med representation enligt Skatteverket är att upprätthålla en god affärsrelation. Detta kan innebära att vårda befintliga kundkontakter eller bygga nya affärsförbindelser.
Representationen ska bidra till företagets försäljning eller verksamhetsutveckling. Enbart sociala aktiviteter utan affärsmässigt syfte kvalificerar inte som avdragsgill representation.
Vilka olika typer av representation finns det?
Skatteverket delar in representation i två huvudkategorier baserat på vem som är mottagare. Reglerna för avdrag för moms skiljer sig åt mellan dessa typer av representation.
Extern representation för affärskontakter
Extern representation omfattar utgifter för att upprätthålla relationer med externa parter som kunder, leverantörer eller samarbetspartners. Detta är den vanligaste formen av representation i näringsverksamhet.
Exempel på extern representation inkluderar affärsluncher, middagar med potentiella kunder, eller teaterbesök tillsammans med viktiga affärskontakter. Aktiviteten ska alltid ha ett tydligt affärsmässigt syfte.
Intern representation för personalen
Intern representation avser utgifter för aktiviteter riktade mot den egna personalen. Detta kan omfatta personalfest, jubileumsfiranden eller informationsmöten med enklare förtäring.
Skatteverket gör skillnad mellan olika typer av personalaktiviteter. Informationsmöten om organisationsförändringar eller viktiga företagsfrågor kan räknas som representation, medan vanliga arbetsluncher inte kvalificerar.
Skillnaden mellan extern och intern representation
Den huvudsakliga skillnaden mellan extern och intern representation ligger i mottagaren och avdragsreglerna. Extern representation riktar sig mot affärskontakter utanför företaget, medan intern representation avser den egna personalen.
Momsavdragets storlek beräknas olika för de två typerna. Vid extern representation används ramar från 1995 eller 1996, medan intern representation har andra beräkningsgrunder.
Intern representation har strängare regler kring vad som godkänns. Arbetsluncher för planering av löpande arbete räknas inte som representation utan ska beskattas hos de anställda.
Hur fungerar avdrag för moms vid representation?
Reglerna för momsavdrag vid representation är komplexa och har förändrats över tid. Här förklarar vi grunderna för hur du beräknar avdragsrätten.
Grundregler för momsavdrag vid representation
Du får göra avdrag för moms vid representation, men avdraget är begränsat till vissa schablonbelopp per person och tillfälle. Hela momsen på fakturan är alltså inte avdragsgill.
Momsavdraget beräknas utifrån ramar som gällde inkomstskattemässigt för utgifter under 1995 eller 1996. Detta innebär att även om du betalar mer får du endast dra av moms på de fastställda beloppen.
De svenska bestämmelserna om avdragsrätt för moms vid representation strider mot EU:s momsdirektiv. Kammarrätten i Göteborg fastslog detta i det så kallade Porsche-målet 2013.
Aktuella regeländringar för representationsmåltider
Vid årsskiftet 1 januari 2017 slopades avdragsrätten för representationsmåltider såsom lunch, middag, supé och annan förtäring inkomstskattemässigt. Detta påverkar inte momsavdraget, som fortfarande beräknas enligt schablonreglerna.
Utgifter för förfriskningar och enklare förtäring påverkas inte av denna lagändring. Du kan fortfarande göra avdrag för moms vid enklare förtäring enligt de fastställda ramarna.
Vad innebär avdragsrätt för enklare förtäring?
Enklare förtäring omfattar kaffe, bulle, smörgås eller godis som serveras vid kortare möten eller demonstrationer. För denna typ av förfriskningar och enklare förtäring gäller särskilda regler.
Avdrag för enklare förtäring får göras enligt de vanliga schablonbeloppen. Skatteverket anser att enklare förtäring av mindre värde kan vara avdragsgill även vid visningar och demonstrationer.
Vilka utgifter kan du göra avdrag för vid måltider?
Vid måltider eller liknande förtäring vid extern representation finns specifika ramar för vilket underlag avdraget får beräknas på. Ramarna beror på om alkoholhaltiga drycker ingår.
Avdragsramar för måltider med alkoholhaltig dryck
Vid måltider med mat och alkoholhaltig dryck får avdraget beräknas på ett underlag som uppgår till högst 300 kronor per person. Detta är den maximala gränsen för avdragsunderlag.
Utgifter för vin och sprit får inte ingå i underlaget vid beräkning enligt 1995 års ram på 300 kr per person. Däremot får utgift för starköl ingå i detta underlag.
Om den faktiska kostnaden överstiger 300 kronor exklusive moms per person mister du rätten till avdrag helt. Därför är det viktigt att hålla kostnaderna inom ramen.
Momsavdrag per person vid måltider utan alkohol
Vid måltider utan alkohol beräknas avdraget till 36 kronor per person och tillfälle. Detta motsvarar 12 procent moms på underlaget 300 kronor.
Denna schablon gäller när endast mat och alkoholfria drycker serveras. Beräkningen blir enklare eftersom du inte behöver separera olika typer av drycker.
Schablonbelopp för beräkning av momsavdrag
Skatteverket tillämpar tre huvudsakliga schabloner för momsavdrag vid representation:
- Med mat och starköl: 46 kronor per person
- Utan alkohol: 36 kronor per person
- Sammansatt tjänst med show eller musikunderhållning: 75 kronor per person
Dessa schabloner förenklar beräkningen och gör det lättare att bokföra representation korrekt. Du multiplicerar schablonbeloppet med antalet deltagare för att få totalt avdrag.
Får du göra avdrag för vin och sprit?
Vid beräkning enligt 1995 års ram på 300 kronor får utgifter för vin och sprit inte ingå i underlaget. Endast kostnaden för mat och starköl räknas in.
Som alternativ får avdraget beräknas enligt det underlag som gällde från 1 januari 1996, vilket är 180 kronor. I detta fall får kostnad för vin och sprit ingå i underlaget, vilket ger ett avdrag på 28 kronor per person och måltid.
Du väljer själv vilken ram du vill använda baserat på vad som ger bäst resultat för din specifika situation. Dokumentera vilket beräkningssätt du använder.
Hur beräknas moms per person vid representation?
Momsavdraget vid representation beräknas genom fastställda schablonbelopp per person och tillfälle. Här går vi igenom de olika schablon som används.
Schablon för måltider med mat och starköl: 46 kr per person
När måltiden innehåller både mat och starköl beräknas avdraget till 46 kronor per person. Detta är den vanligaste schablonen för affärsluncher och middagar.
Schablonen på 46 kronor motsvarar momsen på ett underlag på cirka 300 kronor. Även om den faktiska kostnaden är högre får du endast dra av 46 kronor per person i moms.
Schablon för måltider utan alkohol: 36 kr per person
Vid måltider där endast mat och alkoholfri dryck serveras används schablonen 36 kronor per person. Detta ger ett något lägre avdrag än när starköl ingår.
Beräkningen blir enkel: antal deltagare multiplicerat med 36 kronor ger ditt totala momsavdrag. Om fem personer deltar blir avdraget 180 kronor totalt.
Schablon för sammansatta tjänster: 75 kr per person
För sammansatta tjänster som kombinerar mat med till exempel show, teaterbesök eller musikunderhållning används schablonen 75 kronor per person. Detta högre belopp speglar den mer omfattande representationen.
En sammansatt tjänst kan vara en supé med underhållning eller ett evenemang med både mat och aktiviteter. Momsen får då beräknas på underlaget 75 kronor per person och tillfälle.
Alternativa beräkningar enligt 1996 års ramar
Som alternativ till 1995 års ramar får du beräkna avdraget enligt de regler som gällde från 1 januari 1996. Då används ett underlag på 180 kronor per person.
Fördelen med 1996 års ram är att kostnad för vin och sprit får ingå i underlaget. Momsavdraget blir då 28 kronor per person och måltid, beräknat utifrån de faktiska kostnaderna upp till 180 kr.
Vilka regler gäller för intern representation?
Intern representation följer delvis andra regler än extern representation. Här förklarar vi vad som gäller för aktiviteter riktade mot den egna personalen.
Momsavdrag vid personalfest och liknande aktiviteter
Vid intern representation som personalfest anser Skatteverket att momsen ska beräknas på ett underlag som motsvarar två tredjedelar av den prisram som gällde 1995, det vill säg 200 kronor exklusive moms.
Företag får vanligtvis hålla två personalfester per år utan att dessa beskattas hos de anställda. Kostnaderna för dessa fester kan utgöra avdragsgill representation med begränsat momsavdrag.
Beräkning av underlag för intern representation
Underlaget för momsavdrag vid intern representation beräknas annorlunda än vid extern representation. Den totala utgiften för exempelvis en personalfest delas på antalet deltagare.
Därefter appliceras regeln om maximalt 200 kronor exklusive moms per person. Momsen beräknas sedan på detta underlag för varje deltagare.
Skillnad mellan informationsmöten och arbetsluncher
Skatteverket gör en viktig distinktion mellan informationsmöten och vanliga arbetsluncher. Informationsmöten om organisationsförändringar, personalfrågor eller andra viktiga frågor som arbetsgivaren vill nå ut med till personalen kan räknas som representation.
Däremot gäller detta inte möten om löpande arbete och planering av vardagliga arbetsuppgifter. Dessa mer slentrianmässiga möten är arbetsluncher enligt Skatteverket, och sådana luncher ska beskattas hos de anställda och ligga till grund för arbetsgivaravgifter.
Får du göra avdrag för representationsgåvor och reklamgåvor?
Gåvor i affärssammanhang kan utgöra antingen representationsgåvor eller reklamgåvor. Klassificeringen påverkar avdragsrätten för moms.
Vad är skillnaden mellan representationsgåvor och reklamgåvor?
Representationsgåvor ges till specifika affärskontakter som en del av att upprätthålla affärsrelationen. Dessa gåvor är personligt riktade och ofta av högre värde.
Reklamgåvor är däremot avsedda för reklam för ditt företag och delas ut brett till många mottagare. Exempel är pennor, nyckelringar eller USB-minnen med företagets logotyp.
Avdragsregler för gåvor i affärssammanhang
För representationsgåvor gäller samma begränsningar som för annan representation. Värdet får högst uppgå till 300 kronor exklusive moms per person och tillfälle för att vara avdragsgill.
Reklamgåvor av mindre värde, högst 60 kronor per styck exklusive moms, är fullt avdragsgilla utan begränsningar. Dessa ska vara märkta med företagets namn eller logotyp.
Momshantering vid gåvor till affärskontakter
Vid representationsgåva får du göra avdrag för moms upp till det schabloniserade beloppet baserat på gåvans värde. Om gåvan överstiger 300 kronor förlorar du avdragsrätten helt.
För reklamgåvor av mindre värde, högst 60 kronor per person, får du dra av hela momsen. Detta gör reklamgåvor skattemässigt mer fördelaktiga än dyrare representationsgåvor.
Hur hanteras avdrag för teaterbesök och andra aktiviteter?
Representation kan omfatta andra aktiviteter än måltider, som teaterbesök eller sportaktiviteter. Här förklarar vi reglerna för dessa typer av representation.
Avdragsgill kostnad för teaterbiljetter: 180 kr plus moms
Rimlig avdragsgill kostnad för exempelvis en teaterbiljett anses vara 180 kronor plus moms per person. Denna ram gäller både vid extern och intern representation.
Om den faktiska kostnaden för teaterbiljetten är högre får du endast göra avdrag baserat på underlaget 180 kr. Momsen beräknas då på detta belopp per person och tillfälle.
Regler för greenfee vid golfspel som representation
Vid extern representation anses rimlig avdragsgill kostnad för greenfee vid golfspel vara 180 kronor plus moms per person. Detta följer samma princip som för teaterbiljetter.
Vid intern representation blir bedömningen annorlunda eftersom kostnaden då normalt är en del av den totala utgiften för exempelvis en personalfest. Hela aktiviteten bedöms tillsammans.
Demonstrationer och visningar med enklare förtäring
Vid demonstrationer och visningar gäller samma beloppsramar som för annan representation. Skatteverket anser dock att avdrag för moms endast kan medges om det är fråga om enklare förtäring av mindre värde.
Enklare förtäring och förfriskningar som kaffe, bulle, smörgås eller godis är avdragsgilla. Mer omfattande måltider i samband med demonstration följer de vanliga reglerna för representationsmåltider.
Hur fungerar representation utomlands?
När representation sker utomlands gäller särskilda regler för momsavdrag. Här förklarar vi vad du behöver veta.
Avdragsregler för representation i utlandet
Du får göra avdrag för representation utomlands enligt samma principer som i Sverige. Aktiviteten måste ha ett omedelbart samband med verksamheten och uppfylla kraven för avdragsgill representation.
Varje dag du befinner dig utomlands räknas som ett nytt representationstillfälle. Detta innebär att ramarna för avdrag gäller per dag och person.
Varför får du inte dra av utländsk moms?
Det finns ingen moms att dra av vid representation utomlands, eftersom moms utomlands inte räknas som moms enligt svensk lag. Detta gäller även inom EU.
Avdraget blir därför något lägre än vad det skulle varit i Sverige. Du får endast göra avdrag för själva representationskostnaden enligt de svenska ramarna, men kan inte återfå den utländska momsen.
Prisram per person och tillfälle utomlands
Principen gäller fortfarande med 180 kronor per person och tillfälle utomlands, men inklusive den utländska momsen. Den totala kostnaden inklusive utländsk moms får alltså inte överstiga 180 kronor för att vara avdragsgill.
Detta gör representation utomlands mindre förmånlig ur skattesynpunkt jämfört med representation i Sverige. Planera kostnaderna noga för att hålla dig inom ramarna.
Hur ska du bokföra representation korrekt?
Korrekt bokföring av representation är avgörande för att säkerställa rätt momshantering. Här går vi igenom hur du bokför olika typer av representationskostnader.
Bokföring av avdragsgill del av representationskostnader
När du bokför representation ska den avdragsgilla delen och den ej avdragsgilla delen separeras. Den avdragsgilla delen bokförs under kontot för representation med avdragsrätt för moms.
Om en restaurangnota överstiger den avdragsgilla delen, bokförs den avdragsgilla delen under representation medan resterande del bokförs som en ej avdragsgill kostnad. Dokumentera beräkningen tydligt.
Hantering av ej avdragsgilla kostnader
Den del av representationskostnaden som överstiger de fastställda ramarna bokförs på ett separat konto för ej avdragsgilla kostnader. Ingen moms får dras av på denna del.
Spara alltid kvitton och dokumentation som visar syftet med representationen, antal deltagare och typ av förtäring. Detta underlättar vid bokföring och eventuell granskning från Skatteverket.
Skatteverkets verktyg för beräkning av proportionella avdrag
Skatteverket tillhandahåller ett verktyg, en räknesnurra, som hjälper till med matematiken vid beräkning av proportionerligt avdrag för representationsutgifter. Detta verktyg förenklar beräkningen av hur stor del som är avdragsgill.
Verktyget är särskilt användbart när du har blandade utgifter eller komplexa situationer. Det säkerställer att beräkningen följer Skatteverkets regler korrekt.
Vanliga missuppfattningar om representation och Skatteverket
Det finns flera vanliga missuppfattningar kring representation och momsavdrag. Här reder vi ut de vanligaste.
Missuppfattning: alla representationsutgifter är fullt avdragsgilla
Många tror felaktigt att alla representationsutgifter är fullt avdragsgilla. Korrekt är att representationsutgifter är begränsade och reglerade noggrant.
Utgifter som överstiger de fastställda beloppsramarna är inte avdragsgilla. För måltider med alkoholhaltig dryck är maxbeloppet 300 kronor per person exklusive moms, och om detta överskrids får inget avdrag göras alls enligt Skatteverket.
Missuppfattning: arbetsluncher räknas som representation
Det är en vanlig missuppfattning att alla luncher med anställda räknas som representation. Arbetsluncher där information om löpande arbete och planering diskuteras är inte representationsmåltider.
Sådana arbetsluncher ska beskattas hos de anställda och ligga till grund för arbetsgivaravgifter. Endast informationsmöten om viktiga företagsfrågor eller organisationsförändringar kvalificerar som intern representation enligt Skatteverket.
Missuppfattning: alkoholkostnader ingår alltid i avdragsunderlaget
Många tror att alla alkoholhaltiga drycker kan inkluderas i avdragsunderlaget. Vid beräkning enligt 1995 års ramar får utgifter för vin och sprit inte ingå i underlaget på 300 kronor, medan starköl får ingå.
Endast vid beräkning enligt 1996 års ramar på 180 kronor får kostnad för vin och sprit ingå i underlaget. Då beräknas avdraget till 28 kronor per person och måltid.
Rättslig bakgrund och EU-perspektiv på momsavdrag
De svenska reglerna för momsavdrag vid representation har påverkats av EU-rätten. Här förklarar vi den rättsliga bakgrunden.
Porsche-målet och dess betydelse för svenska regler
Den 20 september 2013 meddelade Kammarrätten i Göteborg sin dom i det så kallade Porsche-målet. Domstolen kom fram till att de svenska reglerna avseende avdragsrätt för ingående moms för utgifter för representation inte är förenliga med artikel 176 i mervärdesskattedirektivet.
Detta skapade osäkerhet kring hur representationskostnader skulle hanteras. Målet visade tydligt att svenska bestämmelser strider mot EU:s momsdirektiv.
Skatteverkets ställningstaganden efter EU-domen
Som följd av Porsche-domen har Skatteverket kommit med tre olika ställningstaganden där man klargör reglerna för avdrag för moms avseende representation. Dessa förtydliganden hjälper företag att förstå hur reglerna ska tillämpas.
Sammanfattningsvis anser Skatteverket att unionsrätten inte utgör hinder för en avdragsbegränsning för ingående skatt som avser representation och liknande. De svenska schablonreglerna tillämpas därför fortsatt.
Hur EU:s momsdirektiv påverkar svenska avdragsregler
EU:s momsdirektiv sätter ramarna för hur medlemsländer får begränsa avdragsrätten för moms. De svenska reglerna har anpassats för att så långt som möjligt följa direktivet samtidigt som begränsningar för representation bibehålls.
Företag som verkar internationellt behöver vara medvetna om att reglerna kan skilja sig mellan länder. Svenska schablonregler för representation är specifika för Sverige och gäller inte automatiskt i andra EU-länder.
Skriven av
Lönsamhetsdoktorn